Online-Meetings und die passende Software

Inhaltsverzeichnis

Software für Online-Meetings gibt es massenhaft. Wichtiger ist die Frage, ob sie denn auch für alle Beteiligte funktioniert.

Online-Meetings begleiten uns nun schon eine ganze Weile. Für manche war das vor der Corona-Pandemie schon ein Teil des Arbeitsalltags, andere lernten diese Kommunikationsform mit Beginn der Pandemie schnell kennen, manche auch schätzen.

Grundsätzlich ist es eine praktische Sache, sich virtuell zu treffen und auszutauschen. Das spart unter anderem Reisezeiten, Hotelübernachtungen und ist gerade in diesen Tagen auch besser für die Gesundheit. Zumindest in Hinsicht auf eine mögliche Corona-Infektion. Inwiefern ständige Online-Meeting-Marathons beispielsweise Auswirkungen auf unsere Psyche haben, bleibt abzuwarten. Schließlich darf man nicht vergessen, dass der Mensch mehrheitlich immer noch ein soziales Wesen ist, das Gesellschaft schätzt und braucht. In echt natürlich, nicht virtuell.

Zurück in die Vergangenheit

Bezüglich Online-Meetings erinnerte ich mich neulich an eine bestimmte Sache, die es schon vor der Pandemie gab und die es heute leider immer noch gibt. Damals hat man sich schon sehr intensiv abgestimmt, welche Software für Online-Meetings von allen Beteiligten genutzt werden soll. Schlichtweg, weil nicht jeder jede Software nutzen konnte. Die technische Ausstattung spielte damals viel weniger eine Rolle. Zumindest für mich. Mikrofon und Kamera gehören ja zum Standard vieler Notebooks. So auch schon früh zu den von mir genutzten Geräten. Es ging um die Wahl der passenden Software, die für alle funktioniert.

Wieder in die Gegenwart

Nun, nach zwei Jahren im Homeoffice und unzähligen Online-Meetings, ist die Frage nach der passenden Software tatsächlich immer noch präsent. Manchmal auch quälend kompliziert zu lösen. Man hätte ja erwarten können, dass sich diese Frage aufgrund des Hypes um Online-Meetings erledigt. Alleine schon wegen der Zugänglichkeit für alle. Nicht alle Nutzer sind IT-Experten. Aber naja...

Software wie Teams, Skype, WebEx und Zoom kommen in der Geschäftswelt typischerweise zum Einsatz und konkurrieren um die Gunst der Anwender. Mal funktioniert sie gut, mal weniger. Für mich entsteht ein wenig der Eindruck, dass die Software eine eigene Tagesform hat. Manche morgens lieber nicht nutzen, die anderen auf keinen Fall nachmittags. Das ist aber sicherlich nur ein subjektiver Eindruck.

Auffälligkeit mit Auswirkungen

Aus Sicht von „well organized“ ist mir aber ein wesentlich zentraleres Element aufgefallen: Alle müssen zumindest eine Software für Online-Meetings gemeinsam nutzen können. Ansonsten sind ein oder mehrere Anwender oder Anwenderinnen von einer wichtigen Möglichkeit zur Gestaltung des Arbeitsalltags ausgeschlossen.

Noch schlimmer: Sie könnten von wichtigen Informationen und Entscheidungen ausgeschlossen sein. Ganz davon abgesehen, dass es auch mächtig nerven kann, wenn die Software mal wieder ein Standbild von den geteilten Inhalten zeigt. Alle sprechen bereits über die für sie aktuellen Inhalte des Vorführenden und einem selbst dämmert nur ganz langsam, dass die eigene Software schon wieder hängt.

Dann kommen die recht hilflos wirkenden Lösungsversuche wie den Vollbildmodus verlassen, Fenster minimieren und maximieren, schließlich das Verlassen samt neuerlicher Einwahl in das Meeting. Eine ernsthafte Fehleranalyse samt Gegenmaßnahme sieht in der IT anders aus.

Gerade in größeren Projekten ist die Wahl der passenden Software für virtuelle Treffen daher enorm wichtig. Im Anschluss gilt es dann sicherzustellen, dass sie für jedes Projektmitglied über die Laufzeit des Projektes funktioniert. Kommt übrigens ein neues Projektmitglied hinzu, muss das auch gewährleistet sein.

Aus der eigenen Beobachtung kann ich sagen, dass ansonsten unschöne Situationen eintreten. Der verbale Unmut der Anwender ist dabei noch das geringere Problem. Schlimmer empfinde ich, dass sich Gruppen bilden, für die eine bestimmte Software funktioniert und die sie dann auch nutzen. So kann sich der Teilnehmerkreis nicht aus fachlich organisatorischen Gründen, sondern aus technisch funktionalen Gründen zusammensetzen.Kurz: Wer ist in der Lage teilzunehmen, statt wer etwas zu dem Thema beitragen kann. Und das ist nun mal wirklich nicht Sinn und Zweck und erst recht nicht zielführend.

In diesem Sinne, bleibt strukturiert und organisiert
Euer Michael ()