Elektronische Unterschrift – Grundlagen, Tools, Anbieter
Eine elektronische Unterschrift kann ihr papierenes Pendant ersetzen, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. Die Rahmenbedingungen regeln seit Juli 2016 die EU-Verordnung eiDAS und die abgeleiteten nationalen Gesetze. Für die technische Umsetzung gibt es Hardware, Software und Cloud-Dienste.
Vertragssicherheit ist immer dann von Belang, wenn es zum Streit kommt: Wenn etwas nicht so kommt wie bestellt, stellt sich bald die Frage nach einem Beweis, der auch vor Gericht standhält. Das ist in der analogen Welt ein Schriftstück mit Unterschrift und gegebenenfalls Firmenstempel. Ob das Dokument unversehrt und die Unterschrift authentisch ist, klären im Zweifelsfall Sachverständige in einem Gerichtsverfahren.
Wenig Beweiskraft: E-Mail-Signatur
Die schriftliche Form des Geschäftsverkehrs wird heute weitgehend durch E-Mails erledigt. Sie können zwar rechtssichere Geschäftsvorgänge auslösen, aber ihre Beweiskraft ist unsicher, sprich vom Umfeld und jeweiligen Gericht abhängig. Das muss dann unter anderem entscheiden, ob Absenderangaben in der E-Mail plausibel sind, etwa ob der Fuß des Dokuments mit Name und Kontaktdaten des Versenders authentisch ist und eine Übereinstimmung mit dem Absender in der From-Zeile plausibel. Wie auch immer die Sache ausgeht: Die durch das Kürzel – eingeleitete Signatur gilt als eine Form der elektronischen Signatur, nämlich als die einfache elektronische Signatur (EES), mit niedriger Beweiskraft. Das gilt auch für eine aus einer Datei eingefügte Unterschriftsgrafik. Diese EES ist durchaus für eine Reihe alltäglicher Vorgänge ausreichend, etwa für wiederkehrende Bestellungen oder den internen Schriftverkehr. Gängige Werkzeuge wie E-Mail-Clients PDF-Reader, oder Office-Pakete bieten dazu die Option, dies per Mausklick oder konfigurationsgesteuert automatisiert zu erledigen. Und eine eingescannte Unterschrift am Briefende kann optisch durchaus überzeugen.