Dateiformate als Herausforderung für Administratoren
Umstiegshürden
Investieren Unternehmen viel Wissen und Aufwand in das Erschaffen einer idealen Programmlandschaft, basierend auf stabil laufender Hardware und passenden Betriebssystemen, endet der Traum in der Regel bei den Dokumentenformaten. Entweder lassen Fachprogramme keine Alternativen zu oder man überlässt – wie so oft im Office-Umfeld – diesen Bereich dem Nutzer. Es wird Zeit, das Thema Dokumentenformate mehr in den Vordergrund zu rücken.
Bekanntermaßen dienen Dokumenten- oder noch allgemeiner Dateiformate dazu, die auf dem Bildschirm sichtbaren Arbeitsergebnisse äquivalent in einer bestimmten Form zu konservieren und dem Benutzer zu einem späteren Zeitpunkt – eventuell auf einem anderen System – in gleicher Weise wieder zur Verfügung zu stellen. So einfach dieser Satz klingt, so kompliziert ist dies in der Praxis. Ein Beispiel: Alle modernen Textverarbeitungssysteme arbeiten heute im sogenannten „WYSIWYG“-Modus („What you see is what you get“), das heißt, der Benutzer sieht auf dem Bildschirm das komplette Ergebnis seiner Arbeit in einer Form, wie es auch aus dem Drucker oder anderen Ausgabegeräten herauskommen würde. Gleichzeitig gibt die Software Anwendern neue und immer komplexere Funktionen an die Hand, um das Arbeitsergebnis (etwa einen Brief) immer umfangreicher und universeller zu gestalten. So übernehmen sie Aufgaben, die früher speziellen Fachapplikationen vorbehalten waren, wie Layout, Bildbearbeitung, Kalkulationen, Seitengestaltungen, Verzeichnisstrukturen, Fußnoten und vieles mehr.
Und während die Programmhersteller viel Aufwand betrieben haben, damit es auf dem Monitor klasse aussieht – und heutige Bildschirme das auch reibungslos darstellen können –, muss die Software alle Informationen so in einer Datei ablegen, dass sich das Ergebnis jederzeit auf dem Arbeitsgerät des Benutzers in gleicher Qualität reproduzieren lässt.